請求書は、商品やサービスを提供した後に、その代金を指定の期日までに支払っていただくようお客様にお願いする書類です。取引内容を明確にし、スムーズな支払いを実現するために非常に重要な役割を果たします。通常、商取引においては、商品やサービスをお届けした後、請求書を送付することで代金の支払いが開始されます。請求書の発行は法律で義務付けられているわけではありませんが、健全な商習慣として広く普及しています。
2023年10月1日から導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除に関する新たな仕組みです。この制度下では、適格請求書（インボイス）と呼ばれる、特定の要件を満たす請求書が必須となります。適格請求書には、適用される消費税率（10％または8％）と消費税額を正確に記載する必要があります。これにより、消費税額の正確な納税と、複数税率への円滑な対応を目指します。インボイス制度開始以降、買い手側は適格請求書に基づいてのみ仕入税額控除を受けられるようになりました。適格請求書を発行できるのは、税務署に登録された「適格請求書発行事業者」に限られます。免税事業者（消費税の納税義務がない事業者）は適格請求書を発行できません。また、定められた記載事項を満たしていない請求書は、適格請求書として認められません。
請求書に記載すべき項目は、インボイス制度に対応しているかどうかで異なります。ここでは、インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）に必要な項目を中心に、それぞれの書き方と注意点をご説明します。
発行する請求書が適格請求書であるか否かにかかわらず、すべての請求書に共通して記載が必要な項目は以下の通りです。
以下に、各項目の概要と記載方法を解説します。
請求書における宛名とは、請求書を送付する相手の会社名または個人名を指します。企業に送る場合は「株式会社〇〇 御中」、特定の部署に送る場合は「〇〇部 御中」、個人名宛の場合は「〇〇様」と記載します。株式会社を（株）と省略せずに、正式な会社名で記載することが重要です。また、屋号がある場合は、屋号の後に続けて「〇〇様」と個人名を記載します。
【宛名の記載例：企業・部署宛の場合】〇〇〇株式会社 ＋ 御中 または 〇〇〇株式会社 ＋ 部署名 ＋ 御中
【宛名の記載例：担当者宛の場合】〇〇〇株式会社 ＋ 部署名 ＋ 担当者名 ＋ 様
宛名の下には、請求先の住所と郵便番号を記載します。住所と郵便番号はそれぞれ改行して記載してください（宛名の上に記載しても構いません）。会社名や担当者名は、他の文字よりも少し大きく表示したり、下線を引いたりするなどして強調すると、請求書を受け取った人が宛先をすぐに認識できます。なお、「様」と「御中」はどちらか一方のみを使用し、両方を併用することはありません。個人名宛に送る場合、企業に対する敬称は不要です。
請求書の発行者情報には、請求書を発行した側の氏名または会社名、住所、電話番号などを記載します。個人事業主で屋号を持っている場合は、屋号を記載することができます。インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）を発行する場合は、適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁の番号）を必ず記載する必要があります。
【法人の場合】・企業名・住所・電話番号（FAX番号）・担当者名
【個人事業主・フリーランスの場合】・氏名または屋号・住所・電話番号
請求書に社印や個人の印鑑がなくても、請求書としての効力に影響はありません。ただし、押印する場合は、会社名または氏名に少し重ねて押印するのが一般的です。これは、「社名と印鑑がセットになっていることで、請求書が改ざんや複製されていないことの証明」としての意味合いを持ちます。
請求書の発行日を記載します。発行日には、請求書を実際に作成した日、または請求金額が確定した日などを記載するのが一般的です。取引先との間で合意があれば、締め日に合わせて発行日を決めることもあります。請求書の発行日は、和暦（令和〇年）と西暦（2024年）のどちらを使用しても問題ありません。自社のルールや取引先の要望に合わせて選択しましょう。
請求書の発行日に関して、特に厳格なルールはありません。通常は、納品やサービス提供が完了した時点で発行しますが、1か月分の請求をまとめて行うこともよくありますので、事前に取引先に確認しておくと良いでしょう。
請求書番号は、発行した請求書を管理するための識別番号です。連続した番号や一定の規則に基づいた番号を付与することで、後から請求書を探したり、内容を照合したりする作業が格段に楽になります。必ずしも記載しなければならない項目ではありませんが、記載しておくと非常に便利です。請求書番号だけでなく、見積書番号や発注書番号など、取引に関連する書類全体で番号体系を統一すると、さらに管理が容易になります。
請求内容には、どのような取引があったのか、その年月日、数量、単価、金額などを詳細に記載します。複数の請求をまとめて記載する場合は、それぞれの内訳を明確に記載することが重要です。インボイス制度においては、軽減税率が適用される品目がある場合は、その旨を必ず明記する必要があります。取引ごとに、摘要（取引内容）、数量、単価、明細金額を記載し、それらを合計したものを「⑦小計・消費税・合計金額」の欄に記載します。
例）毎月10日ごとに1個100円のリンゴを10個ずつ販売した4月分の合計30個の請求書
この例の場合、「リンゴ代 3000円」とだけ記載しても請求金額自体は伝わりますが、相手方が何に対する請求なのかを正確に把握することが困難になります。下記のように、取引ごとの内容が明確にわかるように、内訳とそれぞれの取引年月日を、単価・数量・金額の順に正確に記入することが重要です。
さらに、取引ごとに注文番号などを発行している場合は、「リンゴ（注文番号：0000000）」のように対応する番号を記載することで、より請求内容が明確になり、相手方の確認作業もスムーズになります。
請求書には、必ず消費税額を記載します。インボイス制度においては、税率ごとに区分した消費税額を記載する必要があります（例：10%対象額、8%対象額）。また、取引内容が「食料品」など軽減税率が適用される場合には、その旨を明記する必要があります。請求内訳欄にチェックを入れるなど、軽減税率の対象となる取引を区別できるように工夫することも有効です。適格請求書（インボイス）では、消費税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率、税率ごとに区分した消費税額などを記載する必要があります。
請求金額の内訳として、小計（税抜金額）、消費税額、合計金額（税込金額）を明確に記載します。インボイス制度においては、税率ごとに区分した金額を記載する必要があります。
「小計」欄には税抜きの合計金額、「消費税」欄には消費税の合計金額、そして小計と消費税を合算した金額（税込金額）を「合計」欄に記載します。適格請求書の要件を満たすためには、消費税の内訳を詳細に記載し、標準税率10％の合計金額と、軽減税率8％の合計金額を明確に区別する必要があります。詳しくは、後述する適格請求書の記載要件で解説します。請求内容や金額を記載する際は、請求書を受け取った取引先が内容をスムーズに理解できるように工夫することが重要です。
支払期日は、請求された金額をいつまでに支払うべきかを示すものです。取引先との間で合意した内容に基づき、例えば月末締め翌月末払いなど、適切な期日を設定します。期日を設定する際は、取引先の支払いルールを事前に確認することが重要です。一般的には翌月末に設定されることが多いですが、日付は和暦・西暦のどちらを使用しても構いません。また、年末年始など、金融機関の営業日に注意し、必要に応じて期日を調整するなど柔軟に対応しましょう。
請求金額の振込先情報を明記します。金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義（カタカナ）を正確に記載してください。銀行コードや支店コードを添えると、より丁寧な印象になります。振込先情報は、間違いがないように正確に記入しましょう。
例：〇〇銀行 〇〇支店 普通預金 00000000 口座名義 〇〇 〇〇
継続的な取引がある場合でも、振込先情報は毎回記載するようにしましょう。銀行名、支店名、口座番号はもちろん、口座種別や口座名義も忘れずに記載します。口座名義はカタカナで表記すると、より分かりやすくなります。
また、請求先がシステムに振込先を登録している場合があるため、振込先を変更する際には事前に連絡を入れておくことをお勧めします。請求書の備考欄にその旨を記載することも有効です。変更があった旨を一度だけでなく、数回にわたって記載することで、担当者が気づきやすくなります。請求書のみで変更を通知するだけでは、担当者が見落とす可能性もあるため、配慮が必要です。
備考欄には、請求に関する特別な情報や注意点を記載します。例えば、振込手数料の負担に関する取り決めや、その他伝えたい事項などがあれば記載しましょう。原則として、振込手数料は「振込側（購入者側）が負担する」という考え方が一般的ですが、個別の取り決めがある場合は、その取り決めに従います。特に取り決めがない場合でも、備考欄に「振込手数料は貴社にてご負担いただきますようお願いいたします」と明記しておくことで、不要な誤解やトラブルを避けることができます。
その他、請求に関して相手先に伝えておくべき事項があれば、備考欄に記載します。よく記載される内容としては、振込手数料に関する事項です。振込手数料を請求先に負担してもらう場合には、「振込手数料は貴社にてご負担をお願いいたします」といった文言を記載します。
適格請求書（インボイス）として認められるためには、上記の請求書に必要な項目に加えて、以下の4つの項目を記載する必要があります。
これらの記載要件を満たしていない場合、インボイスとして認められず、発注者側は仕入税額控除を受けられなくなる可能性があります。適格請求書を発行する際には、記載漏れやミスがないよう、十分に注意してください。
請求書に軽減税率が適用される商品が含まれる場合、その旨を明確に記載する必要があります。例えば、品目の横に「※」印を付記し、請求書の下部に「※は軽減税率対象」と記載します。軽減税率が適用されるのは、以下の条件を満たす商品です。
軽減税率の適用条件
インボイス制度における適格請求書発行事業者の登録番号は、税務署から付与される「T＋13桁」の番号です。個人事業主には固有の番号が、法人には法人番号に基づいて発行されます。この登録番号は、通常、請求書の発行者情報欄に記載されます。
請求書には、税率ごとに区分した合計金額（税抜または税込）と、それぞれの適用税率を記載します。例えば、税抜5万円の売上があった場合は、以下のように税率別に集計します。
8％対象：20,000円（税抜）または21,600円（税込）
請求書は、取引における重要な証拠書類であり、円滑な支払いを促す役割も担います。作成にあたっては、以下の点に注意を払いましょう。
請求金額に誤りがあると、支払いが遅れたり、相手先に迷惑をかけたりする原因になります。計算ミスがないか、入念にチェックしましょう。特に、Excelなどの表計算ソフトで自動計算している場合は注意が必要です。計算式がいつの間にかずれてしまい、合計金額が合わないということも起こりえます。表計算ソフトの結果を鵜呑みにせず、必ず自分で確認するようにしましょう。
請求金額の表記は、「1,000円」でも「¥1,000-」でも、どちらでも構いません。ただし、桁区切りは必ず入れるようにしましょう。見やすく、金額を間違えにくくする効果があります。
個人事業主が請求書を発行する際、報酬の種類によっては源泉徴収が必要になることがあります。源泉徴収が必要な場合は、源泉徴収額を差し引いた金額を請求金額として記載する必要があります。
源泉徴収の対象となる報酬に対する請求書の場合、請求先が実際に支払う金額は、源泉徴収額を差し引いた後の金額となります。そのため、個人事業主が請求書を作成する際には、原則として消費税込みの金額を基準に源泉徴収額を計算しますが、請求書に本体価格と消費税額が明確に区分されている場合は、税抜きの報酬金額から源泉徴収額を算出し、その金額に消費税額を足した合計金額の下に、源泉徴収額と請求金額を明示します。
例）税抜き10万円の原稿料を請求する場合の請求合計額
10万円 - 1万210円 + 1万円 = 9万9790円（請求合計額）
例）税抜き200万円の出演料を請求する場合の請求合計額
200万円 - 30万6300円 + 20万円 = 189万3700円
源泉徴収された所得税は、確定申告を行うことで、納めるべき所得税額から差し引くことができます。源泉徴収によって一時的に手取りが減ったとしても、損をするわけではありません。所得税を前払いしている、と考えると良いでしょう。報酬から源泉徴収されている場合は、確定申告によって還付金を受け取れる可能性があるため、忘れずに確定申告を行いましょう。
確定申告での還付申告に関する詳しい情報は、以下の記事をご覧ください。
請求書に印鑑は必須ではありませんが、押印することで請求書の信頼性が向上します。一般的に、企業の場合は角印、個人事業主の場合は認印を押印します。
法的に、請求書への印鑑は必須ではありません。しかし、請求書に印鑑を押すという商習慣が長年根付いているため、取引先から押印を求められることもあります。押印を求められた場合は、円滑な取引のためにも、押印に応じた方が良いでしょう。
企業の場合は社名の横に角印を押し、個人事業主の場合は氏名の横に認印を押すのが一般的です。ExcelやWordなどで請求書を作成する場合は、電子印鑑を使用するか、一度印刷して印鑑を押し、郵送します。請求書発行システムなどでは、印影を画像として登録することで、簡単に電子印鑑として使用できます。
請求書を発行する上で、振込手数料をどちらが負担するかは、事前に取引先との間で明確に合意しておくことが非常に大切です。一般的には、支払いを行う側、つまり買い手側が負担することが多いですが、契約内容によっては異なるケースもあります。民法上では、特に定めがない場合、債務者、すなわち振込を行う側が手数料を負担するとされています。請求書に、取引先に負担をお願いする旨を記載しておくと、より明確になります。ただし、販売元から振込手数料の負担を求められている場合は、この限りではありません。
請求先が振込手数料を負担しない場合でも、請求書の記載項目自体は変わりません。入金額が、請求額から手数料分を差し引いた金額になるという形になります。また、インボイス制度開始以降、他社の口座へ送金する際の振込手数料の扱いが変わりました。振込手数料は多くの事業者にとって身近な経費の一つであるため、インボイス制度に対応した処理方法を理解しておく必要があります。請求先（買い手側）が金融機関で送金時に振込手数料を支払った場合だけでなく、請求先が請求金額から振込手数料を差し引いて送金した場合も、インボイス制度に沿った処理が求められます。ただし、インボイス制度には、「一定規模以下の事業者は税込み1万円未満の適格請求書の保存が不要となる少額特例」や、「ATMを含む自動販売機による3万円以下の取引は適格請求書が不要」、「税込み1万円未満の適格返還請求書（返還インボイス）の交付義務免除」など、様々な特例措置が設けられています。
振込手数料は一般的に少額であるため、値引きとして処理する場合は、多くの場合「税込み1万円未満の適格返還請求書（返還インボイス）の交付義務免除」の対象となります。振込手数料の負担者、自社の振込手数料の処理方法、そして利用可能な制度など、インボイスに関連する様々な情報を考慮した上で、適切な処理を行いましょう。
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法律上、請求書への押印は義務付けられていません。しかし、日本のビジネスシーンにおいては、慣習的に印鑑が押されていることが多く見られます。取引先が押印済みの請求書を求めている場合は、円滑な取引を行うためにも、押印することをおすすめします。
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