Web請求システムとは、インターネット環境下で請求書の作成から送付、保管まで一連の作業を行えるシステムのことです。「オンライン請求システム」とも呼ばれ、請求業務をデジタル化することで、業務効率の大幅な向上、コストの削減、人為的ミスの抑制、そして法改正への迅速な対応を可能にします。従来の紙媒体での請求書発行とは異なり、オンライン上で請求書のやり取りが完結することが大きな特徴です。
Web請求システムには、以下のような特徴があります。
Web請求システムは、提供サービスによって機能の範囲は異なりますが、一般的に以下の機能が搭載されています。
システムの効果を最大限に引き出すためには、自社の課題を明確にし、それを解決できるシステムを選定することが不可欠です。
経理業務は専門的な知識が求められ、経験のない担当者にとっては非常に複雑です。また、業務の複雑化や労働人口の減少により、経理担当者の確保に苦労する企業も少なくありません。Web請求システムを導入することで、経理業務の負担を大幅に軽減し、人材不足の解消に繋げることができます。さらに、システム導入後は、テレワークなどの柔軟な働き方を促進しやすくなります。テレワークを導入することは、多様な働き方をサポートする企業として、企業イメージの向上にも貢献します。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入、郵便料金の値上げなど、Web請求システム導入を後押しする社会的な要因も存在します。
Web請求システムを導入することで、「請求書作成・発行業務の効率化」「取引先ごとの柔軟な対応」「請求業務全体の効率化」「法改正へのスムーズな対応」といった様々なメリットが期待できます。これらのメリットは、コスト削減、人的ミスの低減、業務効率の向上、そしてコンプライアンスの強化に繋がります。
例えば、BtoBプラットフォーム請求書というクラウド請求書サービスを利用することで、デジタルデータの受取や請求書の一元管理が可能となり、入金消込や督促連絡などの機能も活用できます。
Web請求システムは、一度システムに取引情報を登録すれば、請求書の自動作成と送信が可能です。これにより、請求業務にかかる時間を大幅に削減できます。さらに、請求書を電子データとして管理することで、印刷や保管スペースが不要になり、コスト削減にもつながります。
Web請求システムの導入によるペーパーレス化は、オフィス環境だけでなく、リモートワークを推進する上でも大きなメリットとなります。場所を選ばずに請求業務が行えるため、柔軟な働き方を支援します。
例えば、従来発生していた請求書発行に伴う印刷、折り作業、封入、郵送といった一連の作業を削減できます。電子請求書を利用することで、これらの手間を省き、取引先とのスムーズなコミュニケーションを促進します。
Web請求システムを導入することで、請求業務を自動化し、人為的なミスのリスクを大幅に減らすことができます。請求業務におけるミスは、自社だけでなく取引先にも影響を与える可能性があります。Web請求システムを活用することで、手作業によるデータ入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーを根本的に排除することが可能です。
ヒューマンエラーの削減は、経理担当者の精神的な負担を軽減し、より安心して業務に取り組める環境を提供します。
また、ミスの減少は企業全体の信頼性向上にも繋がり、顧客満足度向上にも貢献します。
経理業務においては、電子帳簿保存法やインボイス制度など、関連法規の理解が不可欠です。これらの法規制に適切に対応できない場合、罰則を受ける可能性もあります。多くのWeb請求システムでは、法改正に対応するための機能アップデートが継続的に行われています。
システム利用者は、常に最新の状態に保たれたシステムを利用することで、法改正や制度変更に対して、迅速かつ柔軟に対応できます。
Web請求システムの導入は、法令遵守を徹底し、安心して事業運営を行うための有効な手段と言えるでしょう。
郵送代行機能：システム上で送信指示を出すだけで、請求書を印刷し、郵送作業を代行してくれます。電子請求に移行できない取引先にも対応可能です。
その他の送信機能：請求書のダウンロードURLをメールで送信したり、FAX送信を代行したりする機能もあります。完全な電子化が難しい場合でも、柔軟に対応できます。
Web請求システムを導入するにあたっては、まず取引先に対して電子請求への移行を事前に伝え、受領体制が整っているか確認することが不可欠です。突然、紙の請求書から電子請求に切り替えてしまうと、取引先が円滑に対応できず、混乱を招く恐れがあります。
スムーズな電子請求導入を実現するため、事前に取引先へ変更内容とスケジュールを明記した案内を送付しましょう。案内状には、請求書の電子化が「発行側と受領側の双方にもたらす利点」を具体的に示すことが重要です。メリットを伝えることで、取引先も電子化への移行を前向きに検討してくれる可能性が高まります。
さらに、取引先ごとに電子請求に対応可能か、あるいは紙の請求書を希望するかなど、個別の対応状況をExcel等で管理することで、情報の一元管理と迅速な対応が可能になります。
Web請求システムを使用する際には、メールの誤送信による情報漏えいリスクが存在します。誤って異なる取引先に請求書を送信してしまうと、重要な情報が外部に漏洩する可能性があります。このようなリスクを防ぐためには、送信前に宛先を確認するプロセスを徹底することや、システム内での二重チェック機能を活用することが重要です。また、誤送信が発生した場合の迅速な対応策を事前に準備しておくことも必要です。
Web請求システムを導入・運用する際には、初期費用や運用コストがかかることがあります。システムの導入には、ソフトウェアの購入費用や設定費用が必要となり、運用にはシステムの維持費やサポート費用が発生する可能性があります。さらに、従業員のトレーニングやシステムのアップデートにもコストがかかることがあります。したがって、Web請求システムを導入する際には、これらのコストを十分に検討し、費用対効果を見極めることが重要です。
Web請求システムは、導入目的や規模に応じて主に3つのタイプに分類できます。自社の抱える課題やニーズを明確にし、最適なタイプを選択しましょう。
対象：取引先が数十社程度で、請求業務の負荷が比較的少ない場合
おすすめ：取引先数が少なく、請求書作成を効率化することが主な目的であれば、高機能なシステムは必ずしも必要ありません。請求書の作成・発行機能が備わっていれば十分でしょう。多くのシステムが、メール送信や郵送など、請求書の送付方法を複数提供しているため、送付作業の手間も軽減できます。
対象：取引先が100社を超え、会社ごとにメールや郵送で個別に請求書を送り分けたり、請求書を発行して個別に送信する必要がある場合
おすすめ：効率的な送付機能を備えたタイプが適しています。基幹システム、販売管理システム、あるいは営業支援システムなどで確定した請求データを連携し、請求先ごとに最適な方法で請求書を届けられるシステムがおすすめです。
対象：請求書作成・発行後の、入金確認、消込処理、督促業務などに時間を取られている場合
おすすめ：請求書送付後の入金状況をスムーズに把握し、消込処理を自動化、未入金時の督促まで一元管理できると非常に便利です。例えば、銀行口座からの入金情報を自動で取得し、請求金額との照合を自動で行ったり、消込処理や督促を自動化できる機能が搭載されているシステムがおすすめです。
Web請求システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを考慮することで、導入後に「こんなはずじゃなかった」という事態を防ぎ、期待通りの業務効率化を実現できます。
Web請求システムが対応できる範囲は、システムによって様々です。導入を検討する際は、自社の抱える課題を解決できるシステムかどうかを見極めることが重要です。
例えば、請求書の発行業務を効率化したいのか、請求書の受領・管理業務を効率化したいのか、あるいは請求から回収までの業務全体を効率化したいのかなど、自社のニーズを明確にした上で、必要な機能が搭載されたシステムを選びましょう。
Web請求システムを導入するということは、自社の重要な情報をシステム提供企業に預けることになります。安心して取引先情報などを開示するためには、システム提供元が信頼できる企業であることが不可欠です。信頼できる企業は、品質管理やセキュリティ対策が徹底されており、長期にわたって安定したサービスを提供してくれる可能性が高いです。
上場しているかどうか、長年の経営実績があるか、豊富な導入実績があるかなどを確認し、安心して利用できる企業のWeb請求システムを選びましょう。
Web請求システムを導入する際、既存の社内システムとの連携がスムーズに行えるかどうかは、重要な検討事項です。もし連携がうまくいかない場合、手作業でのデータ入力が必要となり、業務効率を改善するどころか、かえって効率が悪化する可能性があります。
会計システムや販売管理システムといった既存システムとの連携方法や連携範囲を事前に確認し、円滑なデータ連携を実現できるシステムを選びましょう。API連携に対応しているシステムであれば、より効率的なデータ連携が期待できます。
Web請求システムを選ぶ際には、操作が簡単であることも重要なポイントです。導入したシステムが複雑で使いにくい場合、「業務効率化につながらない」「従業員が積極的に使ってくれない」といった問題が生じる可能性があります。
操作が簡単なシステムは、直感的に理解しやすい設計がされています。無料トライアルなどを利用して、実際にシステムを利用する従業員に試用してもらい、実際の業務における使いやすさを確認することをおすすめします。
自社に適したタイプを把握したら、具体的なサービスを比較検討しましょう。特に重要なポイントは、「インボイス制度への対応」「料金（コスト）」「データ連携の可否」「既存業務フローへの適合性」「改正電子帳簿保存法への準拠」の5点です。
2023年10月から、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が開始されました。仕入税額控除のため、要件を満たした適格請求書の発行と保存が求められるため、Web請求システムの導入が不可欠となります。
多くのWeb請求システムはインボイス制度に既に対応していますが、念のため、自社の要件を満たしているかどうかを確認することをおすすめします。
同じ種類のシステムでも、料金体系はそれぞれ異なります。多くの場合、月額の基本料金に加えて、その月に発行した請求書1通ごとの料金が加算される仕組みとなっています。ただし、「invox発行請求書」のように、標準的なレイアウトの請求書であれば、毎月15通まで無料で発行できるサービスも存在します。システムを選ぶ際には、「自社で利用した場合、おおよそどのくらいの費用になるのか」を事前に把握しておくことが重要です。
手入力で金額などを入力する場合を除き、既存のデータを取り込む際には、Web請求システムとの連携方法が重要になります。毎月頻繁に請求書を発行する場合は、APIによる直接連携が便利ですが、請求書の発行頻度が月に数回程度であれば、CSVファイルによるデータ連携でも十分な場合があります。自社の運用状況に合わせて検討しましょう。
自社の請求書作成業務のプロセスに、どのようにシステムを組み込むかを検討することも重要です。例えば、請求書発行前に各営業担当者に発行の可否を確認したい場合や、関係部署や役職者の承認が必要な場合には、ワークフローを含めてシステム化することで効率化が期待できます。システム導入によって、これらの業務が円滑に進められるかを確認しましょう。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、請求書をデータで保存するための要件が緩和されました。タイムスタンプの付与や検索要件など、改正電子帳簿保存法に対応した機能がシステムに搭載されているかを確認することが重要です。
ここでは、多様なニーズに応えるおすすめのWeb請求システムを種類別にご紹介します。各システムの特徴、料金、そしてどのような企業に適しているかを詳しく解説しますので、システム選定の参考にしてください。
【請求書発行】タイプは、請求書の作成から発行まで、一連の業務を効率化したい企業に最適です。
NTTファイナンスの「回収代行サービス」は、企業からの依頼に基づき、顧客への請求と代金回収を代行するサービスです。企業は請求データを送るだけで、請求から入金確認までのプロセスをNTTファイナンスが代行します。
支払い方法として、電話料金との合算に加え、口座振替、クレジットカード、QRコード決済、コンビニ決済、請求書払いなど、豊富な選択肢を提供しています。
「楽々クラウド決済サービス」は、請求・回収代行機能に加え、顧客管理機能も搭載したクラウドサービスです。「顧客管理機能」を利用して顧客情報を登録することで、顧客ごとの請求金額を自動で計算できます。
多様な決済手段を提供するとともに、クラウド上で管理された情報に支払い状況が自動的に反映される点が大きな特徴です。
「ナビエクスプレス」は、使い慣れた明細書のレイアウトを変えることなく、Web請求書の発行を実現したい企業に最適なソリューションです。これまで培ってきた企業のブランドイメージを損なうことなく、請求業務のデジタル化をスムーズに進めることができます。
メールで請求書を配信する際には、明細ごとにパスワードを設定する機能が備わっています。これにより、送信される情報のセキュリティレベルを高め、請求書を受け取る側の安心感を向上させることが可能です。
「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細といった各種帳票をWeb上で発行できる便利なサービスです。請求書の発行に伴う、印刷、三つ折り、封入、発送といった煩雑な作業を大幅に削減し、業務効率化に貢献します。
API連携機能を活用することで、現在使用中の販売管理システムとのデータ連携を自動化できます。
「請求QUICK」は、請求書の発行から入金消込、仕訳といった一連の業務を月額無料で利用できるため、コストパフォーマンスを重視する企業におすすめです。請求書のレイアウトは、自社のロゴや印影を自由に設定し、オリジナルのデザインを作成できます。
請求書の発行予約機能を活用することで、指定した日時に自動で請求書を送信できます。発行作業の手間を省き、出し忘れのリスクを軽減することが可能です。
【受領側】のシステムは、取引先から送られてくる請求書の受領に関する業務を効率化したい企業にとって、非常に有益なツールとなります。
NTTファイナンスが提供する「ビリングONE」は、通信費、公共料金など、複数の請求書を一つにまとめ、クラウド上で管理できるWeb請求システムです。請求書を開封する手間を省き、業務効率を向上させます。また、NTTファイナンスが一旦立替払いを行うため、企業は個別の振込作業から解放されます。
「TOKIUMインボイス」は、請求書の受領から承認、仕訳、支払いまでの一連の業務をオンラインで完結させ、ペーパーレス化を実現するWeb請求システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、請求書だけでなく、関連書類も電子的に保管・検索できます。
Sansan株式会社の「Bill One」は、郵送、メールなど様々な形式で送られてくる請求書をオンラインで受け取り、クラウド上で一元管理できるWeb請求システムです。請求書のペーパーレス化、テレワークの推進に貢献します。専任コンサルタントによるサポートや、ユーザーコミュニティによる情報共有も強みです。
「freee受取請求書」は、AIが請求書の情報を自動で読み取り、仕訳、振込、電子保管まで行うWeb請求システムです。電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存できます。「freee会計」との連携により、仕訳入力の自動化も可能です。また、請求書に記載された口座情報を読み取り、振込データを作成する機能も搭載しています。
「バクラク請求書受取」は、様々な形式の請求書をわずか数秒で自動的にデータ化するシステムです。過去のデータから学習するAI機能を搭載し、支払金額や受取状況に関するレポートを自動で作成し、可視化します。無料トライアルを通じて、システムの使いやすさや請求書の自動読み込み機能、そのスピードを体験してから導入を検討できます。
請求書の発行・受領にとどまらず、請求、集金、消込、催促といった請求業務全体を効率化したい企業に最適なシステムをご紹介します。
110万社以上の企業が利用するBtoBプラットフォーム請求書というWeb請求システム。請求書の発行側と受領側が共通のプラットフォームを介してデータをやり取りする仕組みです。電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠しています。部門や勘定科目の自動仕訳機能により、会計システムへのデータ連携もスムーズに行えます。ワークフローの可視化により、請求書の承認状況をリアルタイムで把握できます。さらに、運輸、通信、公共料金などの明細をWeb上で一括して自動取り込み、支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行したり、請求関連書類や紙の請求書をAI-OCRや電子保存機能で効率的に管理するなど、企業間における多様な請求業務を一元的にサポートします。
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Web請求システムは、業務の効率化、経費削減、人的エラーのリスク軽減、法改正への迅速な対応など、様々な利点をもたらします。御社の状況や要件に合わせて最適なシステムを選定し、Web請求への移行を成功させましょう。
回答：Web請求の主な形式と発行方法としては、以下のものが挙げられます。 ① 電子メールに添付して送信する方法 ② クラウド上にアップロードし、ダウンロードしてもらう方法 ③ Web請求システムを利用する方法
回答：Web請求であっても、インボイス制度への対応は可能です。「インボイス」は「適格請求書」の一般的な呼称です。重要なのは、請求書にインボイスとして必要な項目が記載されているかどうかであり、請求書の形式は問われません。
回答：Web請求と紙の請求書の併用は問題ありません。ただし、紙の請求書をスキャンしてオンラインで送付する場合には注意が必要です。2024年1月以降、オンライン上でやり取りした請求書は電子データとして保存することが義務付けられています。
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