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請求書や見積などで金額によっては上長の承認が必要なケースがあります。そういったニーズに対応してChouhyoでは簡易ワークフロー機能を実装しました。
Chouhyoとは、Hubspotで利用できる自由帳票アプリになります。シートやドキュメントから自由にテンプレートを作成することができ、その帳票にHubspotのデータを自動で挿入することができることが特徴になります。
Chouhyoのワークフローは3ステップの申請フローを作ることができます。
動画では現場→部長→社長などの3ステップの事例を説明しています。
申請フローについては、役職を指定することができます。
また、組織の概念も持っています。
組織はA部門やC部門などの設定ができます。
Chouhyoの申請フローはシンプルなフローが設定できます。
例えば、if分岐のように金額に応じて分岐を変えるようなことができない仕様になっています。
金額によって申請フローを変更したい場合は2つの申請フローを作っていただくことになります。
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チーム(組織)を設定していただきます。ワークフローを利用する場合は、組織を設定しないと利用できません。
組織にユーザーを割り振っていただくことで組織の設定は完了します。
組織を設定した後、役職を設定してください。
役職はチームを跨いで設定できることが可能です。
また、ユーザーと役職は1対1の関係になり、1ユーザー1役職が原則となっています。
組織と役職を設定するとワークフローの設定ができます。
ワークフローは3ステップで設定することができ、役職を設定することで申請フローを作成できます。
ワークフローは組織(チーム)を設定でき、チームは複数設定することができます。
ワークフローを設定すると帳票テンプレートよりワークフローを選択することができます。
ワークフローは1テンプレートに対して1申請フローが関連づけることができます。
利用チームを選択しないとワークフローを選択することができません。
金額によって異なる申請フローを設定する場合は、違うテンプレートを作成し申請フローを紐づけてください。
・Chouhyoワークフローはあくまで簡易ワークフローのため複雑なワークフローを設定することができません。
・ワークフローによって差し戻し、否認がされた場合、修正して再度申請を行うことができません。あくまで元データであるHubspotを修正した上で再発行を行う必要があります。
簡易ワークフローのため複雑なワークフローを設定できません。そのためChouhyoではコラボフローやHUEワークフローなどの複雑なワークフローができるシステムとの外部連携を計画しています。
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