メール署名は、単なる名前や連絡先を伝えるだけでなく、相手との信頼関係を構築するうえで非常に重要な役割を果たします。
特に、プロフェッショナルでありつつもパーソナルな要素を含む署名を作成することで、受信者に「この人は実在の人物で、信頼できる存在である」と感じてもらうことができます。また、メール署名を通じて、より人間味あふれる形でやり取りを行う姿勢を示すことが可能です。
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まず、HubSpotの無料メール署名ジェネレーターのリンクをクリックすると、署名を作成できるウェブページにアクセスします。そこで「Create my signature(署名を作成する)」をクリックし、
使用する言語を選択します。言語は英語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語、フランス語、日本語から選べるので、多くの利用者がカバーされています。
次に、使用するテンプレートを選択します。HubSpotでは6つのテンプレートを提供しており、画面右側に選んだテンプレートのサンプルが表示されます。特に多くのHubSpotユーザーはテンプレート1または3を好んで使用していますが、全てのテンプレートをチェックして、最も自分に合ったものを選ぶのが良いでしょう。この記事では、テンプレート3を使用することにします。
テンプレートを選んだら、「Details(詳細)」セクションに移動し、署名に含める情報を入力します。このセクションで入力する内容は必須ではなく、自由に選べるのが嬉しいポイントです。名前や役職、連絡先など、必要な情報だけを入力できます。また、ここでソーシャルリンクも追加することが可能です。
例えば、Instagramは現在、メール署名で最も利用されているソーシャルリンクです。もちろん、LinkedIn、Facebook、X(旧Twitter)、Instagramなどのアカウントを追加することができます。これにより、メール受信者にとって連絡を取る手段が増え、非常にプロフェッショナルな印象を与えることができます。
さらに、カスタムフィールドも利用可能です。例えば、名前の発音をふりがなで表記したり、個人の代名詞を追加したり、業界によっては機密保持に関するディスクレーマーを入れたりすることもできます。こうした情報をカスタムフィールドに追加することで、すべてのメールに統一的に含まれるようになり、誤解を防ぐことができます。
詳細情報の入力が終わったら、「Styles(スタイル)」セクションに進んで署名のデザインを編集します。
テーマカラー、テキストカラー、リンクカラーなどをカスタマイズすることができます。また、フォントやフォントサイズも変更可能です。これにより、自分のブランドに合ったデザインに調整することができます。
次に、「Images(画像)」セクションに移り、署名にカスタムイメージをアップロードします。
ここでは、Google Driveから画像をアップロードすることもできますが、最近の変更により、Google Driveの画像が正しく表示されないことがあるため、HubSpotファイルマネージャーやDropboxなど、他のサービスを利用することをおすすめします。会社のロゴや個人の写真を署名に追加することで、より一層のプロフェッショナリズムを示すことができます。
メール署名に追加できるもう一つの素晴らしい要素は、カスタムCTA(Call To Action、行動喚起)です。例えば、「こちらのポッドキャストを聞いてみてください」や「ミーティングのリンクはこちらから」といったCTAを追加することで、受信者が簡単にアクションを取れるように誘導することができます。また、「このイベントについて聞きましたか?こちらから登録してください」といった形でイベントの宣伝にも活用できます。
この記事では、シンプルなCTAとして「HubSpot Academyをチェックしてください」と追加します。CTAは紫色のボックスで表示されますが、色やテキストも自由に変更可能です。さらに、自分でデザインしたCTA画像をアップロードして、よりパーソナライズされた外観にすることもできます。
すべての設定が完了したら、「Create signature(署名を作成)」をクリックし、必要な質問に回答して署名を完成させます。署名が完成したら、HubSpotアカウント、Gmail、Outlook、Yahoo、Appleなどに署名を追加するオプションが表示されます。使用しているメールクライアントによって、署名の追加方法が少し異なる場合があるので注意してください。
また、署名のソースコードをコピーすることも可能ですし、同僚にメールで署名を共有することもできます。同僚と署名を共有することで、時間を節約し、ブランドが一貫していることを確保することができます。
Gmailに署名を追加するために、「Copy signature(署名をコピー)」をクリックし、Googleアカウントの設定に移動します。右上の設定アイコンをクリックし、「See all settings(すべての設定を表示)」をクリックします。その後、「Signature(署名)」セクションまでスクロールし、現在の署名を削除して新しい署名を貼り付けます。
署名を貼り付けると、画像が正しく表示されていることや、ソーシャルアイコンやCTA画像が含まれていることが確認できます。これで、メールを作成する際に、作成したばかりの素晴らしい署名が常に表示されるようになります。
メール署名は、単なる連絡手段以上の価値を持つデジタル名刺であり、受信者に強い印象を与え、信頼を築くための有力なツールです。HubSpotの無料メール署名ジェネレーターを使用すれば、プロフェッショナルでありながら個性を感じさせる署名を簡単に作成できます。これにより、あなたのブランドを強化し、相手に「この人は信頼できる」と感じてもらうことが可能です。
今すぐ、HubSpotの無料メール署名ジェネレーターを使用して、素敵なメール署名を作成してみましょう。リンクは説明文にありますので、ぜひクリックして試してみてください。
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