HubSpotのテンプレート機能は、営業やサポートの業務効率化と改善に大きく貢献します。
定型文をテンプレート化することで、メール作成の手間を省き、ミスを防止できます。
この記事では、テンプレートの使い方や活用方法、パフォーマンス分析、プランによる制限などを詳しく解説します。
テンプレートは、セールスやサポートがメールを送信する際に特に便利です。
例えば、資料請求への返信など、定型文を送信するシーンでテンプレートを活用することで、業務効率を大幅に改善できます。
メール運用は決まっているものの、業務フローが整理されておらず、メールがテンプレート化されていない企業もあるかもしれません。
そのような場合、HubSpotのテンプレート機能を導入することで、ワンクリックでテンプレートを呼び出せるようになり、簡単に利用できます。
テンプレートを作成するには、ライブラリからテンプレートを選択するか、新規テンプレートを作成します。
ゼロから作成することも、テンプレートライブラリーから似たような文章を利用して作成することもできます。
テンプレートには通常の文章を挿入できますが、担当者名などの変更が必要な場合はパーソナライズ機能を使います。HubSpotに登録されているプロパティを利用して自動的に挿入できるので、ミス入力リスクを大幅に減らせます。
ただし、メール本文からテンプレートを呼び出した際に入力内容が不足していると、そのままブランクになってしまうため注意が必要です。
送信前のチェックを怠ると大きな問題につながる可能性があります。また、テンプレートを利用する際は、「たぶん大丈夫だろう」と思い込まずに、必ず確認をしてからメールを送信するようにしましょう。
ミスが起きやすい箇所に削除すべき文言を追加しておき、送信前に必ず目視チェックできるようにしておくのがおすすめです。署名欄に担当者名を設定しておくと、正しい名前が自動で入力されるため、チェックの手間が省けます。
業務効率化にはテンプレートの活用が有効ですが、より重要なのはセールスの業務フロー全体を見直し、最適化することです。
業務フローが確立されていれば、テンプレートの活用がより効果的になります。
例えば、セールスマネージャーがセールスフローを整え、送信するメールの内容を決定した場合、担当者に複数のテンプレートを作成してもらったり、シーケンスを使ってもらったりして、それぞれのメールのパフォーマンスを確認することが必要です。
このようにセールスプロセス全体を標準化し、担当者に確実に実行させる仕組み作りは、今後のセールスマネージャーに求められる重要な能力だと言えるでしょう。
HubSpotではテンプレートのパフォーマンス分析機能も提供されています。テンプレート管理画面の右上にある「分析」から「セールスコンテンツ」を開くと、メールの開封数・開封率などを確認できます。この機能を使うと、個人のセールスパーソンが送信したメールの開封率やクリック率などを確認でき、最適なメール内容を探すことができます。例えば、DMメールの最初の開封率は低いですが、その後のフォローアップメールでは反応が良くなるというように、フェーズごとの違いが見て取れます。このように標準化を目指して、常にパフォーマンスを比較・検証し、最適なものに改善・ブラッシュアップしていくプロセスこそが、テンプレートの大きな価値だと言えます。
HubSpotのテンプレート機能は無料プランでも利用可能ですが、5件までという制限があります。プラン変更によって制限が変わる可能性もあるので注意が必要です。また、作成時の共有設定にも気を付けましょう。全員に共有してしまうと、5件の制限をすぐに使い果たしてしまうかもしれません。テンプレートを使うユーザーが決まっている場合は、制限して共有することをおすすめします。
有料プランの場合、セールスやサービスではメールテンプレートを5,000件まで作成可能です。ただし、セールスとサービスを合わせて10,000件にはならないので注意が必要です。また、マーケティングにはテンプレート機能がないため、この機能を使いたい場合にはセールススタータープランが適しています。
HubSpotのテンプレート機能は、営業やサポートの業務効率化と改善に非常に役立ちます。テンプレートを活用することで、メール作成の手間を省き、ミスを防止できます。また、テンプレートのパフォーマンス分析機能を使って、常に最適化を目指すことが重要です。業務フロー全体を見直し、標準化することで、テンプレートの活用がより効果的になります。プランによる制限にも注意しつつ、積極的にテンプレートを活用し、業務効率化と業務改善を実現しましょう。
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