今回は、Hubspotのワークフローを使って、マーケティングコンタクトをカウントするワークフローです。
Hubspotではマーケティングコンタクトという概念があります。コンタクトとは、HubSpotにおける顧客情報の効果的な管理やマーケティング活動への影響を説明する重要な用語です。
マーケティングハブはコンタクト数に応じて従量課金になっています。このコンタクト数は、Hubspotに入っているコンタクト数の全てではなく、Hubspotのコンタクトをインポートする方法や、無料版と有料版のマーケティングコンタクト数の制限に関しても考慮する必要があります。
マーケティングコンタクトとして設定したコンタクトのみ課金という仕様になっています。
では、このマーケティングコンタクトにするのとしないのではどういった違いがあるかというと、コンタクトをマーケティングとして分類することで、個人情報の数をより効率的に分類できるようになり、以下の機能が利用できるかできないかの違いがあります。
また、マーケティング対象外のコンタクトは無料で数を登録可能であり、企業の成長に合わせて適切なコンタクト管理戦略を提案しています。マーケティング対象外のコンタクトに対しても他の機能を提供できることから、全体の効率化が図れます。
おそらく一番ネックなのが、フォーム送信のサンクスメールやメルマガ送信対象とするかどうかというところかと思います。
マーケティングコンタクトは、HubSpotの料金体系の中で重要な役割を果たします。HubSpotのMarketing Hubは、顧客との関係を深めるための強力なツールを提供し、その料金はマーケティングコンタクトの数に基づいて計算されます。HubSpotの料金プランは以下の3つに分かれています：
HubSpotのマーケティングコンタクトの仕組みを理解することで、最適なプランを選び、効果的なマーケティング活動を行うことができます。
現在のマーケティングコンタクト数は、管理画面より確認することができます。
Hubspotの右上のプロフィールのアイコンをクリックしてアカウントと請求より確認が可能です。
契約しているコンタクト数と現在のマーケティングコンタクト数が確認することができます。コンタクト契約数の確認方法についてもここで説明されています。
よくあることで
フォーム送信したコンタクトをずっとマーケティングコンタクトにしたままで蓄積し続けると期中でマーケティングコンタクトを超過してしまうなどあります。
この場合、マーケティングコンタクトの課金契約に関する条件をよく勘違いしている方が多いので、マーケティングコンタクトが課金対象となることについて解説します。
マーケティングコンタクトはコンタクトのリスト一覧やワークフローでマーケティング対象外に設定を変更が可能です。
しかし、
実は月中でマーケティング対象外としても、すぐにマーケティングコンタクトの数が減るわけではありません。
マーケティングコンタクト対象外の計算は月の1日、つまり、1月だと1月1日に計算がされます。
ですので、月中に95%までマーケティングコンタクトが蓄積されてしまうと、月中にマーケティング対象外設定をしても
95%から減算するのは来月の1日まで待つ必要があります。ここを読み間違えるとマーケティングコンタクトを超過してしまうのです。
マーケティングコンタクトの超過の処理はどのようになるか？というところもよくある質問なので解説します。
Hubspotは基本的に年契約になります。そのため、超過してしまうと、その月だけ超過課金ではなく、残りの契約期間分課金されてしまいます。
例えば、2月末契約更新で4月に超過してしまった場合を考えると厳密な計算は異なるのですが、約10~11ヶ月分超過分請求がされるという計算になります。
また、
一度超過してしまうと減算することができません。
ここが結構厄介なところで、大きな企業だと、間違って超えてしまい予想外の予算が発生してしまったということが起きがちなのです。
一番、安全な方法としては、自動的にマーケティングコンタクトが必要なコンタクトはワークフローで制御して
毎月末、マーケティング対象外とするリスト、翌月マーケティング対象とするリストに分けて、ワークフローで管理する
といった形をすると、数をカウントしながら管理できるので安心です。
しかし、この方法はかなり手間がかかるので
今回、マーケティングコンタクトをカウントするワークフローを作ってみました。
カスタムワークフローのアプリより「マーケティングコンタクトカウントアクション」を選択いただきます。
このアクションは特に入力は不要です。
ワークフローから現在のマーケティングコンタクトのカウント数が返ってきます。
この後、現在のマーケティングコンタクトの数と契約数を比較するというif分岐を作ります。
通常のHubspotでは比較という機能がないため、ここではカスタムワークフローの数値比較アクションを応用してif分岐を作っています。
この方法でマーケティングコンタクトを自動で管理することできます。
ただし、完全に安全かというとフォーム送信やインポートなどで間違ってコンタクト数を超えてしまうなどが防げないので
理想をいうとこの方法と毎月末全コンタクトを一旦非対象にするなども組み合わせると安全です。
今後、カスタムワークフローではHubspotのワークフローを定期実行する機能をリリースする予定ですが
定期実行ができれば毎月末に非対象にするといったことも楽にできるようになります。
コンタクト設定を変更する際には、いくつかの重要な注意点があります。特に、既に登録されている特定のコンタクトを「マーケティングコンタクト対象」から「マーケティングコンタクト対象外」に変更する場合、その変更がすぐに反映されるわけではありません。
変更が反映されるのは、次回の変更反映日となります。このため、マーケティングコンタクトの数を正確に管理するためには、変更反映日を把握しておくことが重要です。これにより、予期せぬ超過課金を防ぐことができます。
次回の変更反映日を確認する方法は、HubSpotの契約内容によって異なります。一般的には、HubSpotの管理画面から確認することができます。具体的には、以下の手順で確認できます：
この情報を定期的に確認することで、マーケティングコンタクトの数を適切に管理し、無駄なコストを避けることができます。
マーケティングコンタクトの数に応じた料金は、選択するプランによって異なります。以下に各プランの料金構成を示します：
各プランの特徴を理解し、自社のニーズに最適なプランを選ぶことで、効果的なマーケティング活動を行うことができます。
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