今回は、Hubspotのワークフローを使って、指定したコンタクトや会社などのオブジェクトをマージするワークフローです。
例えば、会社の法人番号が同一の会社が入ってきた場合に、ワークフローで自動的にマージすることができるワークフローになっています。さらに、HubSpotアカウントを利用して、コミュニケーションやCRM、マーケティング、データ処理のジョブを効率的に進めることができます。
Hubspotでは顧客情報やコンタクト、会社が重複した場合、いくつかマージをする方法があります。統合先企業（プライマリー企業）と統合企業（セカンダリー企業）についても説明されており、データの統合によって関連付けられているコンタクトや取引がどのように変わるかが論じられています。
コンタクトでは自動的にマージをする機能もあり以下の方法で基本的に自動マージをします。
・メールアドレスの一致によるマージ
・フォーム送信時のブラウザのcookieによるマージ
cookieについてはわかりにくいとは思うのですが
フォーム送信者が同じブラウザで違うe メールアドレスで再度フォーム送信をした場合にマージがされる仕様になっています。
会社については、webサイトやメールドメインを自動的に抽出を行うことでマージを行うことができます。
*この機能は、個人や個人事業主を顧客とする場合は、gmail、ECプラットドームのBASEなどでマージされてしまう可能性があるため機能をオフにすることをお勧めします。
担当者は、リードの自動アサインや通知機能を通じて、適切なタイミングで対応できるようになります。
こういったwebからの流入についてはある程度マージする機能が多いHubspotですが、展示会などで登録されたデータなどは、かなり重複されることが多いです。
そういった場合、Ops Hubだと一括マージができるのですが普通のやり方ですと、コンタクトの編集やマージリストからのマージなど一つ一つ手動でマージ作業を行う必要があります。例えば、マージリストから特定のコンタクトを選び、プラスアイコンをクリックし、次に進む必要があります。
データのクレンジングは非常に大切ですが、
重複を見つけてマージする作業はかなり工数がかかり
また、
Hubspotのマージは比較的優しいUIのため間違いにくいところはありますが、マージによって、プライマリー企業ではないセカンダリー企業の企業情報が消えてしまうので慎重に行う必要のある作業になっています。
今回は、カスタムワークフローを利用することでマージを自動的に行うことができることができるようになりました。
カスタムワークフローのアプリより「マージアクション」を選択いただきます。
アクションを選択すると2つの入力フィールドが出てきます。
・マージ元id
・マージ先id : こちらがメインとなり残ります
日本語が難しかったのですがw
マージ先がレコードとして残るため注意してください。
また、ワークフローの起点となるオブジェクトにも注意が必要で、
基本的にはコンタクトはコンタクトを、会社は会社をマージするため、マージしたいオブジェクトが決まっている場合は、作成時にその対象となるオブジェクトを選択してください。
例えば、マージアクションは検索アクションとの相性が良いかと思っています。
検索アクションについてはこちら参照
例えば、法人番号が一致しているレコードを検索して、そのオブジェクトIDを検索して抽出することができます。
このIDを使ってマージすることが可能となり、
後から入ってきたデータを自動的にマージすることが可能になります。
ただし、マージについては一回すると元に戻せないため
完全自動にするよりは、フラグを立てて一回チェックすることをお勧めします。
https://knowledge.hubspot.com/ja/records/merge-records
HubSpotのワークフローは、マーケティング、セールス、サービスのプロセスを自動化するための強力なツールです。ワークフローを使用することで、特定の条件に基づいて自動的にアクションを実行することができます。例えば、特定のフォームが送信されたときに自動的にフォローアップのEメールを送信したり、特定の条件を満たすコンタクトを特定のリストに追加したりすることができます。
HubSpotのワークフロー機能は非常に多機能で、以下のようなアクションを自動化することができます：
これらの機能を活用することで、手動で行う作業を大幅に削減し、効率的に業務を進めることができます。
HubSpotのワークフロー機能は、特定の料金プランで利用可能です。以下のプランでワークフロー機能を利用することができます：
HubSpotには、ワークフローとシーケンスという2つの自動化ツールがあります。これらは似ているようで異なる目的を持っています。
シーケンスは、主にセールスチームがリードとのコミュニケーションを自動化するためのツールです。シーケンスを使用することで、特定のタイミングで自動的にEメールを送信したり、フォローアップのタスクを作成したりすることができます。例えば、新しいリードが追加されたときに自動的にウェルカムEメールを送信し、その後一定期間ごとにフォローアップのEメールを送信することができます。
ワークフローとシーケンスの主な違いは、ワークフローがより広範な自動化を提供するのに対し、シーケンスは主にEメールの送信とタスクの作成に特化している点です。どちらのツールも効果的に活用することで、業務の効率化を図ることができます。
以上が新しいセクションの追加内容です。これで、HubSpotのワークフロー機能についてさらに深く理解することができるでしょう。
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